Порядок работы с документооборотами

Документооборот (ДО) – обмен юридически значимыми документами между организацией и контролирующим органом.

Документооборот характеризуют:

  • тип. Он зависит от отчета, который нужно отправить в контролирующий орган. Все типы ДО перечислены в спецификации;

  • категория. Существует две категории:

    • исходящие документообороты – те, которые отправила организация в сторону контролирующего органа;

    • входящие документообороты – те, которые отправил контролирующий орган в сторону организации.

  • статус. Для каждого типа ДО смена статусов от Отправлен до Завершен может быть разной и зависит от входящих и ответных документов. Схемы смены статусов можно посмотреть в спецификации.

Документооборот наполнен документами разных видов: отправленный отчет, который был подготовлен организацией с черновиком, входящие технологические документы, которые присылает контролирующий орган и ответные документы, которые отправляет организация в ответ на входящие по порядку взаимодействия с контролирующим органом.

Особенности работы с документооборотом

  • Входящий ДО может возникнуть в любой момент, и о нем можно узнать только при запросе списка всех документооборотов.

  • Смена статусов ДО происходит при получении входящих документов или при отправке ответных документов.

  • В мета-информации документооборота постепенно после отправки ДО появляются ссылки разных типов. На все ссылки с типом reply необходимо сформировать и отправить ответные документы.

  • У некоторых входящих ДО существует жесткий регламент сроков отправки ответных документов. Например, при получении входящего требования ФНС есть 6 дней для формирования ответных документов. В противном случае последуют административные санкции к организации.

  • На некоторые входящие ДО нужно формировать новые исходящие ДО. Например, в ответ на требование зачастую необходимо отправить в ФНС документы. Входящее письмо от КО нередко требует формирование ответного исходящего письма.

Алгоритм работы с документооборотом

При работе с отчетностью и требованиями на некоторые входящие документы нужно отправлять ответные. Формат и сроки ответа регламентированы разными нормативными актами контролирующих органов.

Входящие документы появляются в документообороте в зависимости от статуса ДО. По мере поступления входящих документов, в мета-информации появляются ссылки на формирование и отправку ответных документов с помощью API Контур.Экстерн.

Рекомендуем следовать следующему порядку работы с ДО:

  1. Проверьте статус ДО.

  2. Получите входящие документов от КО.

  3. Отправьте ответные документы.

../_images/Алгоритм_работы_с_ДО.png

Проверка статуса документооборота

Чтобы узнать статус документооборота запросите список ДО своей учетной записи: GET Docflows. Для каждого документооборота в параметре status вернется актуальный статус на текущий момент.

Получение входящих документов от контролирующего органа

Все входящие документы, которые появляются в документообороте, автоматически загружаются в Сервис контентов, и им присваивается идентификатор content-id. При запросе документооборота мы возвращаем этот идентификатор для каждого документа в модели docflow-document-contents. По этому идентификатору можно скачать документ из Сервиса контентов.

Контролирующий орган, как правило, присылает документы зашифрованными и сжатыми. Для получения документа в расшифрованном и разжатом виде нужно:

  1. Запросите документооборот по его идентификатору content-id: GET Docflow. В ответ метод вернет модель documents, в которой указан идентификатор documentId документа. Также ответе необходимо посмотреть значения полей в параметре docflow-document-contents:

    • content-id – идентификатор, по которому можно скачать контент в Сервисе контентов;

    • encrypted – признак, что контент зашифрован;

    • compressed – признак, что контент сжат.

  2. Получите контент файла по его идентификатору в Сервисе контентов.

  3. Расшифруйте документ, если нужно. В параметре encrypted-certificates перечислены сертификаты, на которые контролирующий орган зашифровал отправленный документ.

  4. Распакуйте архив с полученным документом, если нужно.

Далее нужно сформировать ответные документы согласно порядку работы с документооборотом.

Примечание

Для некоторых типов документооборот порядок получение входящих документов от контролирующего органа отличается, например, для проактивных выплат.

Создание и отправка ответных документов

Формирование ответного документа похоже на создание черновика. Только API самостоятельно сгенерирует файл ответного документа на основании других документов ДО:

  1. Создайте ответный документ (можно по ссылке типа reply): POST CreateReplyDocument. Либо запросите документооборот методом GET Docflow и создайте ответный документ по ссылке типа reply из мета-информации документооборота. В ответе метод вернет печатную форму и контент ответного документа в формате base64.

  2. Сформируйте к ответному документу подпись и приложите ее к документу: PUT ReplyDocumentSignature.

  3. Отправьте ответный документ POST SendReplyDocument.

Примечание

Для некоторых типов документооборотов порядок создания и формирование ответных документов отличается, например, для проактивных выплат и опись для ответа на требование.