Обмен документами в Диадоке

Диадок обеспечивает юридически-значимый документооборот между организациями. Поэтому основные задачи Диадока — это:

обмен документами между организациями и внутри организации,

формирование и хранение цепочек документооборота — последовательности событий, происходящих с документом, например: формирование документа, подпись отправителем, передача на подпись получателю и т.д.

Обмен документами 

Обмен документами между организациями 

Диадок позволяет обмениваться документами между организациями. Организацией может быть юридическое, физическое лицо или индивидуальный предприниматель.

За каждой организацией закреплен ящик, и документы фактически передаются между этими ящиками.

Организация может отправлять документы любой другой организации, если только та не ограничила эту возможность. Подробно об ограничениях отправки написано на странице Контрагенты.

Документ нельзя передать сам по себе: к любому пользовательскому документу будут прикреплены служебные документы и служебная информация. Поэтому документы передаются только внутри сообщения. Сообщение представляет собой хранилище для цепочки документооборота, связанной с пользовательским документом. Какие-то документы в сообщение добавляет сам пользователь, какие-то — получатель сообщения, а некоторые служебные документы формирует и добавляет Диадок, например, подтверждение оператора и т.п.

Обмен документами происходит следующим образом:

Когда пользователь хочет начать документооборот со своим контрагентом, он создает сообщение в своем ящике — т.е. в ящике отправителя. Сообщение включает в себя документ и подпись к нему.

Диадок формирует цепочку документооборота этого сообщения в ящике отправителя.

Одновременно Диадок формирует цепочку документооборота этого сообщения в ящике контрагента — т.е. в ящике получателя. Так происходит «доставка» документа контрагенту.

Фактически цепочка документооборота в ящике отправителя формируется сразу же после отправки сообщения, а в ящике получателя — с задержкой: это связано с асинхронным выполнением операции отправки сообщения.

Процесс обмена документами аналогичен доставке писем на электронную почту, но в реальности документы никуда не передаются. Вместо этого в ящиках отправителя и получателя формируются записи, позволяющие получить доступ к этим документам.

Документы, которые были сформированы и отправлены, отображаются в ящиках отправителя и получателя. Документы, которые были только сформированы, но не отправлены, называются черновиками и отображаются только в ящике отправителя.

Обмен документами внутри организации 

Диадок позволяет обмениваться документами не только между организациями, но и внутри одной организации — между отделами, сотрудниками и т.п.

За каждой организацией закреплен только один ящик. Поэтому для обеспечения документооборота внутри организации используются подразделения. Если нужно передать документы между отделами и сотрудниками одной организации, то такие документы передаются не из одного ящика в другой, а из одного подразделения организации в другое.

Доступ к ящикам 

Чтобы отправить документ из ящика или просмотреть полученный документ в ящике, пользователь должен иметь к нему доступ. При этом к одному ящику могут иметь доступ несколько пользователей, и один пользователь может иметь доступ к нескольким ящикам.

Чтобы получить доступ к ящику, пользователь должен авторизоваться в системе.

Формирование и хранение цепочки документооборота 

Хранение сообщений в ящике 

Ящик представляет собой логическое хранилище сообщений — отправленных из этого ящика и полученных в этот ящик. Содержимое ящика можно представить как единый список всех входящих и исходящих сообщений.

Чтобы получить доступ к конкретному сообщению в ящике, нужны два параметра:

идентификатор ящика,

идентификатор сообщения в ящике.

Хранение документов в сообщении 

В каждом сообщении сгруппированы документы, относящиеся к одной бизнес-транзакции — т.е. входящих в одну цепочку документооборота. Например, в одном сообщении может содержаться пакет документов, закрывающий сделку: счет-фактура и акт о выполнении работ (оказании услуг).

Помимо основных пользовательских документов (счет-фактура, УПД, договор и т.п.), сообщение включает в себя служебные документы: например, извещение о получении, уведомления, электронные подписи к документам, комментарии и другие служебные данные.

Каждый такой пользовательский и служебный документ, хранящийся в сообщении, называется сущностью. Каждая сущность имеет идентификатор, тип и бинарное представление.

Чтобы однозначно идентифицировать сущность, нужны три параметра:

идентификатор ящика,

идентификатор сообщения в ящике,

идентификатор сущности внутри сообщения.

Формирование цепочки документооборота 

После отправки сообщения в него нельзя добавить новые пользовательские документы, однако набор служебных документов, входящих в сообщение, может меняться со временем. Например, порядок обмена счетами-фактурами подразумевает, что покупатель в ответ на полученный счет-фактуру должен отправить продавцу документ, подтверждающий получение счета-фактуры. В этом случае счет-фактура и этот служебный документ будут храниться в одном сообщении.

По аналогии с электронной почтой, сообщение в Диадоке похоже не на отдельное письмо, а на цепочку писем, возникающую в ходе переписки. Такая цепочка в Диадоке формируется с помощью дополнений к сообщению. Дополнения к сообщению описывают изменения, произошедшие с сообщением, и могут содержать добавившиеся документы с электронной подписью.

Таким образом, сообщение представляет собой упорядоченный набор связанных дополнений (патчей). Дополнение, с которого «начинается» сообщение, называется заглавным.

Дополнение к сообщению является неделимым: либо оно доставляется целиком — то есть доставляются все документы и подписи из этого дополнения, либо не доставляется целиком в случае возникновения ошибок — то есть не доставляется ни один документ или подпись из такого дополнения.