Документ

Документ — это информация, представленная в электронно-цифровой форме и подписанная электронной подписью (ЭП). Данные электронного документа отображаются на компьютере, передаются по телекоммуникационным сетям и обрабатываются в информационных системах. По своей сути документ является электронным аналогом бумажного документа.

В API Диадока документ пересылается внутри сообщения. К сообщению с документом могут быть привязаны подписи, результаты проверки подписей, служебные документы.

Документы хранятся в ящике. Обмениваться документами можно между подразделениями внутри своего ящика или с ящиком контрагента. Несколько связанных между собой документов, предназначенных одному контрагенту, можно объединить в пакет документов.

Создать документ для отправки можно из загруженного файла, из редактора или из шаблона.

Диадок позволяет добавлять к документу теги.

Виды документов

Документы в Диадоке можно классифицировать по направлению и назначению.

По направлению документы могут быть:

По назначению документы можно разделить на:

  • пользовательские — основные документы, которыми обмениваются подразделения или контрагенты; они бывают:

  • служебные — технологические документы, прилагаемые к пользовательским документам.

По обязательности ответного действия на документ:

  • Односторонние документы: однотитульные документы без запроса подписи — это документы, которые не требуют ответного документа или подписи. Из титулов у них есть только титул отправителя. К таким документам относятся, например, счета-фактуры и УПД с функцией СЧФ. Для завершения документооборота по таким документам может потребоваться только извещение о получении: подпись или ответный титул по таким документам не требуется.

  • Двусторонние документы: двухтитульные документы и однотитульные документы с запросом подписи или обязательной подписью — это документы, ответным действием по которым может быть либо титул получателя, либо ответная подпись под документом, которые формируются в формате XML-файла, — то есть обязательно наличие ответного документа. К таким документам относятся, например, первичные документы (акты, накладные) и УПД с функциями ДОП и СЧФДОП. Кроме этого, если ответное действие получателя — это титул, то в этом случае можно подписать документ с разногласиями: в этом случае формируется ответный титул с комментарием, в котором контрагент может указать разногласия по документу. Отказ в подписи под документом может выглядеть как служебный документ отказа в подписи в виде XML-файла или как ответный титул, в котором будет содержаться отказ в подписи (Код итога = 3).

Неформализованные документы

Неформализованные документы не имеют установленного формата. Они могут быть составлены в произвольном виде или в соответствии с общими рекомендациями. Для документа такого вида допустимо любое расширение: DOC, XLSX, PDF, JPG и др. Примеры неформализованных документов: договор, письмо, претензия.

Неформализованные документы имеют юридическую значимость при использовании ЭП.

Порядок работы с неформализованными документами в API Диадока описан в инструкции Работа с неформализованными документами.

Подробности о документообороте неформализованных документов — в разделе Неформализованный документооборот.

Формализованные документы

Формализованные документы имеют фиксированную структуру и соответствуют формату, утвержденному или рекомендованному ФНС. Формат устанавливается приказом, регламентирующим порядок формирования документа. Формализация электронных документов позволяет автоматизировать и ускорить их прием и проверку налоговыми органами. Формализованный документ может быть только с расширением XML. Примеры формализованных документов: УПД, счет-фактура, ТОРГ-2.

Формализованный документ характеризуется следующими атрибутами:

  • Тип — способ классификации документов по их назначению. Подобен заголовку бумажного документа.

  • Функция — назначение документа конкретного типа.

  • Версия — вариант формата документа. Содержит настройки работы с документами конкретного типа и функции. Новая версия появляется, когда ФНС вносит изменения в имеющийся формат.

Эти атрибуты устанавливают количество титулов у документа и особенности его документооборота. Для определения типа, функции и версии документа воспользуйтесь инструкцией Получение информации о типе документа.

Для формализованного документа можно сгенерировать печатную форму — визуальное представление, комфортное для считывания и схожее с аналогичными документами на бумаге. Как правило, печатная форма имеет расширение PDF. Чтобы сгенерировать печатную форму формализованного документа, используйте метод GeneratePrintForm.

Порядок работы с формализованными документами в API Диадока описан в инструкции Работа с формализованными документами.

См. также

Представление в API:

  • Document — данные документа

Инструкции:
Методы для работы с документами:

  • Delete — отмечает указанный документ как удаленный

  • GetContent — возвращает XSD-схему документа

  • GetDocument (V3) — возвращает данные документа по указанному идентификатору

  • GetDocuments (V3) — возвращает список документов, соответствующих заданным параметрам

  • GetDocumentsByMessageId — возвращает список документов из указанного сообщения

  • GetDocumentTypes (V2) — возвращает список типов документов, доступных в ящике

  • MoveDocuments — перемещает документы в указанное подразделение организации

  • Restore — восстанавливает документ из удаленных